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Rechtsfrage: Entspricht das Abheften der Belegen hinter den Kontoauszügen ordnungsgemäßer Verwaltung / Buchführung?

Leserbrief

Sehr geehrte Damen und Herren,

von einem Wohnungseigentümer (Beiratsmitglied) wurde anlässlich einer Rechnungsprüfung beanstandet, dass wir die Rechnungen/Belege etc. direkt hinter den Kontoauszügen der Bank abgeheftet haben. Er verlangt, dass die Belege/Rechnungen getrennt nach Sachkonten abgelegt werden.


 

Nach unserer Auffassung ist das von uns praktizierte Ablagesystem praxisgerecht und wird auch von der Mehrzahl der Verwalterkollegen so praktiziert. Die Buchführungsunterlagen werden von uns als Zusammenstellung aller Buchungen im Prüfungszeitraum gegliedert nach den Kostenarten der laufenden Bewirtschaftung. Der Eigentümer ist der Auffassung, dass das Ablegen hinter den Kontoauszügen nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht und nur die Ablage der Belege nach Sachkonten einer ordnungsgemäßen Buchhaltung entsprechen.

Wir haben dem Beirat vorher eine geordnete Aufstellung sämtlicher Sachkonten, sachlich und chronologisch zugeordnet mit den einzelnen Buchungen übergeben (Ausdruck anbei).

Bitte teilen Sie uns mit, ob es die Pflicht des Verwalters ist, dem Beirat zur Belegprüfung einen separaten Ordner nach Sachkonten sortiert vorzulegen. Gibt es hier rechtliche Vorschriften bezüglich des Ablagesystems der Buchhaltung?

Mit freundlichen Grüßen

Antwort von RA. Fritsch:

Als beratendes Mitglied des BVI nehme ich zu Ihrer Anfrage wie folgt Stellung:

Was die Art und Weise bzw. die betriebliche Organisation der Buchhaltung des Verwalters anbetrifft, enthält das WEG, namentlich § 28 WEG, keine besondere Regelung.

Daher ist nach ständiger Rechtsprechung herrschender Rechtsmeinung es Sache des Verwalters, für welche konkrete Ausgestaltung der Buchhaltung er sich entscheidet. Daher ist jede bewährte Form der Buchführung grundsätzlich zulässig (Riecke/Schmid-Abramenko, FachanwKomm WEG, 3. Aufl. 2011, § 28 Rn. 158).

Voraussetzung ist lediglich, dass nach den Grundsätzen „ordnungsmäßiger Buchführung“ die Buchhaltung für einen Außenstehenden nachvollziehbar sein muss und die einzelnen Buchungsvorgänge klar und übersichtlich sowie durch Belege nachprüfbar aufgezeichnet werden (Bärmann-Merle, WEG, 11. Aufl. 2010, § 28 Rn. 177).

Was die Frage der Anordnung der Buchungsbelege anbetrifft, so spricht sich die Rechtsmeinung und Rechtsprechung sogar für das von Ihnen gehandhabte chronologische System aus, bei welchem die Buchungsbelege chronologisch, d.h. korrespondierend zur Buchungsabfolge der Geschäftsvorfälle auf dem/den Konto/Konten der WEG abgelegt werden (OLG Oldenburg, Beschl. v. 18.10.2007 - 6 W 28/07, ZMR 2008, 238; OLG Schleswig, Beschl. v. 26.4.2007 - 2 W 216/06, ZMR 2008, 666; Riecke/Schmid-Abramenko, FachanwKomm WEG, 3. Aufl. 2011, § 28 Rn. 161).

Die Zuordnung der Belege der einzelnen Geschäftsvorfälle zu einzelnen Sachkonten erfolgt hierbei durch Angabe des jeweiligen Sachkontos.

Insofern können wir das Ansinnen des betreffenden Wohnungseigentümers juristisch nicht nachvollziehen

Mit freundlichen Grüßen

Rüdiger Fritsch - Rechtsanwalt

Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht

Web: www.krall-kalkum.de

 

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